私车公用税务处理方案不当,个人和企业有大风险

苏州财税老爸2019-07-05 08:13:19

私车公用是许多企业存在的客观事实。特别是北上广深这些一线城市实行限行、摇号后,私车公用弥补了公务用车之不足,既方便了员工,又有利于企业。

  (一)税务对私车公用的规定

  公车私用涉及的费用大体包括三个部分:一、车辆运行的直接费用;二、车辆的折旧补偿与自驾的劳务补偿;三,车辆保险、维修等间接费用。私车公用涉及的费用能否在企业所得税前扣除,从税务的解释看,不完全认可,也不完全否定。

  譬如,《北京市地方税务局关于明确若干企业所得税业务政策问题的通知》第三条规定,对纳税人因工作需要租用个人汽车,按租赁合同或协议支付的租金,在取得真实、合法、有效凭证的基础上,允许税前扣除;对在租赁期内汽车使用所发生的汽油费、过路过桥费和停车费,在取得真实、合法、有效凭证的基础上,允许税前扣除。其它应由个人负担的车辆保险费、维修费等,不得在企业所得税税前扣除。

  (二)私车公用费用的性质

  私车公用的本质是企业与员工个人就交通工具的承租与出租。私车公用的费用一方面具有费用报销的性质,如油耗、过桥过路费、停车费等直接费用,另一方面又具有补偿性质,如劳务补偿、车辆折旧补偿。

  私车公用发生的直接费用可以凭发票据实报销,能在企业所得税前扣除,这点有共识。补偿性质的费用处理相对复杂,需要分析对待。

  对于不具有唯一性、专属性的费用,如保险费、养路费、保养费、维修费、折旧费等间接费用,很明确,不能在企业所得税前扣除。如果做个转换,将这些间接费用改换为租赁费面目就有可能在企业所得税前扣除。

  (三)私车公用费用报销如何规范

  如何让私车公用费用报销做到规范合理、税前扣除理由充分呢?具体操作时,建议做到以下几点:

  (1)明确哪些岗位、哪些员工适用私车公用,企业要有书面备案登记,避免把私车公用的费用报销与发放全员性的交通补贴混同。

  (2)与适用私车公用的员工签订用车协议,明确权利义务。这点非常重要,可以解答变相发放交通补贴的质疑。

  (3)私车公用的出车记录企业应专门登记,登记簿记录清楚每次出车的时间、往返地点、公里数,车牌号、所办事由等,并需车主签字确认。

  (4)协议中要约定清楚费用报销与用车补贴的支付标准与形式。直接费用由员工凭发票据实报销,其中,油费可依据运行公里数及油耗标准报销,过桥过路费、停车费根据出车记录报销。

  (5)给予员工的用车补贴(包括劳务补贴、车损补贴等)制定报销标准。补贴金额应并入员工当月工资计征个税。需要注意的是,补贴金额要想在企业所得税前扣除,需要员工到当地税务代开租赁费发票。

  看看官方答疑

  北京国税答疑

  问:公司名下没有汽车,员工个人汽车用于公司,汽车费用是否可以入账(比如油费,发票抬头是公司名称,是否可以认证并记账)?

  答:根据《中华人民共和国企业所得税法》(中华人民共和国主席令第63号)第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。

  承租方按照独立交易原则支付合理的租赁费凭租赁费发票税前扣除外,租赁合同约定的在租赁期间发生的,有承租方负担的且与承租方使用车辆取得收入有关的、合理的费用,包括油费、修理费、过路费、停车费等,凭合法有效凭据税前扣除;与车辆所有权有关的固定费用包括车船税、年检费、保险费等,不论是否由承租方负担均不予税前扣除。

  宁波国税答疑

  问:如果老板的个人轿车出租给公司日常使用,租车协议中写明是无偿使用,但是车辆的保险费用由公司承担,这样是否可行?保险发票开公司抬头,能列入公司费用吗?另外,日常经营中发生的汽油费能列入公司费用吗?

  答:根据《企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。《企业所得税法实施条例》第二十七条规定,企业所得税法第八条所称有关的支出,是指与取得收入直接相关的支出。企业所得税法第八条所称合理的支出,是指符合生产经营活动常规,应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。

  企业职工将私人车辆提供给企业使用,企业应按照独立交易原则支付合理的租赁费并取得租赁发票。租赁合同约定其他相关费用一般包括油费、修理费、过路费等租赁期间发生的与企业取得收入有关的、合理的变动费用凭合法有效凭据准予税前扣除(车辆购置税、折旧费以及车辆保险费等固定费用如果未包括在租赁费内,则应由个人承担、不得税前扣除)。

  “私车公用”,到底应该如何进行税收筹划,才能使其费用合理化呢?

  一、企业按月或者按使用次数计算车辆使用费用,给私车所有人发放车辆使用补贴,月末将补贴计入个人工资薪金。

  假如私车所有人甲某月工资4000元,发放车辆补贴4000元,甲某合计取得收入8000元,那么甲应该缴纳个人所得税:

  (8000-3500)*10%-105=345元。

  但此时,公司入费用冲减公司利润的数字只是4000元补贴,税务机关会认为,车辆补贴费用已然包含汽车消耗的费用,因此,此种情况下,“私车公用”所取得的费用发票不允许列支公司费用。如果企业采取汽车消耗费用报销,报销人员取得的报销收入同样要记入“个人工资薪金所得”计算个人所得税。

  同时,因为报销人员取得的车辆补贴计入工资薪金所得,还将影响企业和职工应缴纳的职工劳动保险的金额,这也是必须考虑的一个重要因素。

  二、企业与车辆所有人签订车辆租赁协议,约定车辆租赁价格,并约定:车辆租赁期内所发生的车辆消耗的费用由企业承担。

  私车所有人甲某,与企业签署车辆租赁协议,月租金4000元,双方到税务机关代开发票。月4000元的租金开代发票是享受增值税减免,因此甲某只需按照“财产租赁所得”计征个人所得税:

  (4000-800)*20%=640元。

  此时,因为车辆的使用权已经按照“财产租赁合同”转移给企业,因此车辆使用过程中的费用,可以开具企业名称的发票,正常入账抵扣费用。如果费用能够取得合格的增值税抵扣凭证(增值税专用发票、车辆过桥过路费等),企业可以堂而皇之的进行认证抵扣。

  这种情况下,企业虽然多扣缴了个人所得税,但是其后期费用的报销和抵扣将轻而易举地抹掉个人所得税损失。同时,车辆所有人取得的该租赁收入,无需纳入工资总额计算企业和职工劳动保险。

  需要注意的是,如果双方签订的是无租金租赁合同(免费使用),以上处理将会产生争议:

  1、税务机关会认为无租金租赁协议不符合市场规律,会核定租金;

  2、部分税务机关认为无租金租赁协议情况下,车辆所发生的费用依然应归属个人费用,不得计入公司费用支出。

  青地税函[2010]2号青岛市地方税务局关于印发《2009年度企业所得税业务问题解答》的通知

  9、企业投资者将自己车辆无偿提供给企业使用,发生的汽油费、过路过桥费等费用可否税前扣除?

  答:《中华人民共和国企业所得税》第八条规定“企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。”据此,企业可在计算应纳税所得额时扣除的成本、费用、税金、损失和其他支出应当是企业本身发生的,而非企业投资者发生的,因此“私车公用”发生的诸如汽油费、过路过桥费等费用不得在计算应纳税所得额时扣除。

  因此建议企业与车辆所有人签署租车协议时,一定要约定租金,并按规定去税务机关开具租赁发票。

  需要强调一点:无论租赁协议如何约定租赁期内车辆费用的承担问题,租赁车辆的保险费及车船税、车辆购置附加税、挂牌费用、车辆年审费等几类支出,不得计入公司费用。

  三、车辆过户到公司名下

  如果是企业股东车辆,其实最合适的是将车辆过户给企业。因为个人销售使用过的商品免征增值税,因此过户时只有车辆挂牌等费用。个人可持与企业之间的购车协议(购车价格可以双方约定)以及相关资料到税务局代开普通发票。

  企业取得发票后计入固定资产,每月可以计提折旧,车船税、保险费、维修保养费、过桥过路费、油料费等所有费用单据均可合法入账,甚至抵扣增值税进项税额。最大的代价不过是把车牌号码改变而已。

  企业最终处理该车辆时,因为入账时没有抵扣进项税额,因此可以按照处置价格依据3%的征收率减按2%计算缴纳增值税。

  关于私车公用的问题,每个地方都有不同的规定,如办理相关业务,请以当地政策为准。

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